Como organizar demandas internas com eficiência e acabar com o retrabalho
Se tem uma coisa que derruba a produtividade de um escritório contábil é a bagunça nas tarefas.
Você já perdeu prazos por falta de comunicação? Já teve retrabalho por não saber em que etapa um processo estava? Se sim, calma. Você não está sozinho!
Mas a boa notícia é: isso tem solução.
E ela começa com duas palavras mágicas: quadro e fluxo.
Por que a gestão de tarefas é um desafio nos escritórios contábeis?
- ➡️ Diversas entregas simultâneas
- ➡️ Prazos apertados e recorrentes
- ➡️ Equipes multidisciplinares (societário, fiscal, DP, contábil…)
- ➡️ Processos que dependem de várias etapas e aprovações
Sem um sistema eficiente, o resultado é previsível: atrasos, estresse e insatisfação dos clientes.
A IMPORTÂNCIA DE TER FLUXOS BEM DEFINIDOS
Ter um fluxo significa deixar CLARO o caminho de cada tarefa. Exemplo:
📌 Solicitação de abertura de empresa
- Recebimento do pedido
- Conferência dos documentos
- Geração do contrato
- Registro na Junta
- Emissão de CNPJ
- Entrega ao cliente
Cada etapa tem um responsável, um prazo e um checklist. Isso reduz dúvidas, agiliza entregas e diminui (muito!) o retrabalho.
O QUADRO DE TAREFAS COMO CENTRO DE COMANDO
O quadro (tipo Kanban) funciona como o painel de controle do escritório.
Com ele, você tem visão total das demandas em andamento, pendentes e finalizadas. Veja só:
| Coluna | O que representa |
|---|---|
| A Fazer | Tarefas recebidas |
| Em andamento | O que está sendo executado |
| Em análise/aprovação | Etapas que exigem validação |
| Finalizado | Tarefas concluídas |
Simples de entender
Fácil de acompanhar
Transparente para todos da equipe
Exemplo de quadro criado no G Client:
RESULTADO DE UM FLUXO BEM ORGANIZADO
- Menos retrabalho
- Mais produtividade
- Redução de prazos perdidos
- Melhora no clima da equipe
- Satisfação REAL do cliente
E o melhor: isso tudo sem precisar contratar mais gente, só organizando melhor.
COMO O G CLIENT AJUDA NISSO?
Com o Kanban integrado ao G Client, você pode:
- Criar quadros personalizados por tipo de serviço
- Definir fluxos automáticos
- Atribuir responsáveis por fases
- Anexar documentos e comentários
- Medir a performance da equipe com relatórios
E tudo isso dentro de um só sistema, conectado aos dados da carteira do cliente. Sem planilhas paralelas. Sem ferramentas externas. Tudo ali, onde deveria estar.
Conclusão
Se o seu escritório ainda sofre com tarefas espalhadas em mil lugares, chegou a hora de mudar.
Organização não é luxo, é o caminho mais curto para o crescimento.
E com quadros e fluxos bem definidos, você vai sentir a diferença no primeiro mês.
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